Sie kaufen ein KI-System ein und wollen wissen, welche Nachweise Sie vom Anbieter verlangen können. Die gängigen Checklisten im Netz geben darauf eine klare Antwort: Fordern Sie die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung an. Diese Antwort ist auf ihrer wichtigsten Achse verkehrt herum — und wer sich darauf verlässt, verhandelt an der falschen Stelle.
Die kurze Antwort: genau ein Dokument
Als Betreiber haben Sie nach der KI-VO einen Anspruch auf ein einziges Dokument: die Betriebsanleitung nach Art. 13. Der Artikel trägt die Überschrift „Transparenz und Bereitstellung von Informationen für die Betreiber” — er ist der einzige im Pflichtenkatalog, der Sie überhaupt adressiert.
Art. 13 Abs. 2 ist deutlich: Hochrisiko-KI-Systeme „werden mit Betriebsanleitungen in einem geeigneten digitalen Format bereitgestellt oder auf andere Weise mit Betriebsanleitungen versehen”. Die Anleitung ist also keine Bringschuld auf Nachfrage, sondern gehört zum System. Fehlt sie, fehlt ein Teil des Produkts.
Was der Anbieter Ihnen nicht schuldet
Hier liegt der Denkfehler der üblichen Listen. Die technische Dokumentation nach Art. 11 und Anhang IV existiert, damit — so der Wortlaut von Art. 11 Abs. 1 — „den zuständigen nationalen Behörden und den notifizierten Stellen die Informationen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung stehen, die erforderlich sind, um zu beurteilen, ob das KI-System diese Anforderungen erfüllt”. Der Betreiber kommt in diesem Satz nicht vor.
Bei der EU-Konformitätserklärung nach Art. 47 ist es genauso. Der Anbieter hält sie zehn Jahre lang „für die zuständigen nationalen Behörden bereit”, und eine Kopie wird „den zuständigen nationalen Behörden auf Anfrage übermittelt”. Auch hier: kein Wort vom Betreiber.
Beides sind echte, scharfe Pflichten — nur laufen sie zur Marktüberwachung, nicht zu Ihnen. Sie können die Unterlagen anfragen, und viele Anbieter werden sie herausgeben. Einen gesetzlichen Herausgabeanspruch haben Sie nicht.
Ein verwandtes Missverständnis betrifft Art. 25 Abs. 4: Die dort vorgeschriebene schriftliche Vereinbarung über Informationen und technischen Zugang läuft zwischen dem Anbieter und seinen Zulieferern — also stromaufwärts in der Wertschöpfungskette, nicht hinunter zu Ihnen.
Was in der Betriebsanleitung stehen muss
Weil Art. 13 Ihr einziger Hebel ist, lohnt sich ein genauer Blick auf Abs. 3. Die Anleitung enthält mindestens: Name und Kontaktangaben des Anbieters; die Merkmale, Fähigkeiten und Leistungsgrenzen des Systems, einschließlich seiner Zweckbestimmung; das Maß an Genauigkeit samt Metriken, Robustheit und Cybersicherheit nach Art. 15, für das getestet und validiert wurde; sowie bekannte oder vorhersehbare Umstände einer vernünftigerweise vorhersehbaren Fehlanwendung.
Das ist mehr, als die meisten Anbieter freiwillig liefern. Eine „Betriebsanleitung”, die keine Genauigkeitsmetrik nennt und keine Leistungsgrenzen beschreibt, erfüllt Art. 13 Abs. 3 nicht — und das ist ein Punkt, an dem Sie sachlich nachfassen können, statt allgemein nach „Compliance-Nachweisen” zu fragen.
Alles Übrige ist Vertragssache
Daraus folgt der Satz, der in keiner Checkliste steht: Was Sie nicht in den Vertrag schreiben, bekommen Sie nicht — und Sie haben keinen Hebel, es nachzufordern. Die Konformitätserklärung, Einsicht in Teile der technischen Dokumentation, Bias-Testberichte, Zusagen zu Modellwechseln, Mitwirkung bei Behördenanfragen: Das sind Regelungsgegenstände der Beschaffung, keine gesetzlichen Ansprüche.
Der praktische Unterschied ist groß. Wer in der Verhandlung „wir brauchen Ihre technische Dokumentation” sagt, beruft sich auf eine Pflicht, die es ihm gegenüber nicht gibt. Wer sagt „die Betriebsanleitung nach Art. 13 Abs. 3 muss Genauigkeitsmetriken enthalten, und die Konformitätserklärung nehmen wir als Vertragspflicht auf”, steht auf festem Boden.
Ab wann das gilt
Für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III greifen die Pflichten aus Art. 8–27 seit dem Digital Omnibus erst am 2. Dezember 2027, für Hochrisiko-KI in regulierten Produkten am 2. August 2028. Am 2. August 2026 greifen die Transparenzpflichten nach Art. 50.
Eine Einschränkung, die man selten liest: Der Omnibus war am 15. Juli 2026 zwar von Parlament und Rat angenommen, aber noch nicht im Amtsblatt veröffentlicht — er tritt am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Politisch sind die Daten entschieden; formal steht bis dahin die alte Frist im geltenden Text.
Was das für eine Beschaffung heute heißt
Beschaffungen laufen über Monate, Verträge über Jahre. Ein Vertrag, den Sie heute schließen, läuft in den Dezember 2027 hinein — und dann brauchen Sie Unterlagen, die Sie sich jetzt zusichern lassen müssen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr System überhaupt unter Anhang III fällt: Fällt es nicht darunter, greift Art. 13 nicht, und die ganze Frage stellt sich anders.
Ob Ihr System hochriskant ist, klärt der kostenlose Risiko-Check in wenigen Minuten. Dieser Beitrag stellt die gesetzliche Dokumentenlage dar und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.