Warum KI-Systeme überhaupt ins Verzeichnis gehören
Sobald ein KI-System personenbezogene Daten verarbeitet – etwa bei der Bewerberauswahl, im Kundenservice-Chatbot, bei Scoring-Modellen oder bei generativer KI mit Nutzereingaben –, handelt es sich um eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der DSGVO. Art. 30 Abs. 1 DSGVO verpflichtet jeden Verantwortlichen, ein Verzeichnis „aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen“, zu führen. Das gilt unabhängig davon, ob das System als Hochrisiko-KI im Sinne der KI-VO (EU) 2024/1689 eingestuft ist oder nicht. Die Pflicht aus Art. 30 DSGVO knüpft an die Datenverarbeitung an, nicht an eine KI-spezifische Risikoklasse. Wer also wartet, bis der AI Act für sein System „aktiv“ wird, verkennt, dass die DSGVO-Pflicht in vielen Fällen längst greift.
Was Art. 30 konkret verlangt
Das Verzeichnis muss nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO unter anderem enthalten:
- die Zwecke der Verarbeitung (lit. b) – bei KI-Systemen z. B. „automatisierte Vorauswahl von Bewerbungen“ oder „Erstellung von Kundenprofilen zur Produktempfehlung“;
- Kategorien betroffener Personen und Datenkategorien (lit. c) – bei Trainings- und Inferenzdaten oft weiter zu fassen als bei klassischen Verarbeitungen, da Modelle häufig mit heterogenen, teils historischen Datensätzen arbeiten;
- Kategorien von Empfängern, einschließlich Empfängern in Drittländern (lit. d), etwa wenn ein Cloud-basiertes Foundation-Model außerhalb der EU gehostet wird;
- Übermittlungen in Drittländer inklusive Garantien nach Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 2 (lit. e) – relevant für viele KI-Anbieter mit Sitz in den USA;
- Löschfristen, soweit möglich (lit. f);
- eine allgemeine Beschreibung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 Abs. 1 (lit. g).
Für Auftragsverarbeiter gilt nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein reduzierter, aber eigenständiger Katalog. Setzt Ihr Unternehmen einen externen KI-Dienst im Auftrag eines Kunden ein, kann das relevant werden – prüfen Sie die Rollenverteilung im jeweiligen Einsatzszenario sorgfältig.
Typische Lücken in der Praxis
Drei Muster tauchen regelmäßig auf:
Der Zweck ist zu vage formuliert. „KI-gestützte Analyse“ erfüllt nicht die Anforderung aus lit. b. Erforderlich ist eine Beschreibung, die den konkreten Einsatzzweck erkennen lässt – etwa Risikobewertung, Personalisierung oder automatisierte Entscheidungsunterstützung.
Trainingsdaten fehlen im Verzeichnis. Wird ein Modell mit unternehmenseigenen personenbezogenen Daten feinabgestimmt oder nachtrainiert, ist dies eine eigene Verarbeitungstätigkeit mit eigenen Zwecken und Kategorien – sie gehört gesondert erfasst, nicht implizit im „Betrieb des Chatbots“ mitgedacht.
Drittlandtransfers zu KI-Anbietern werden übersehen. Viele KI-Dienste laufen über Infrastruktur außerhalb der EU. Ohne Dokumentation der Garantien nach lit. e entsteht eine Lücke, die bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde nach Art. 30 Abs. 4 DSGVO unmittelbar auffällt.
Schnittstelle zum AI Act: Art. 50 ab 02.08.2026
Parallel zur DSGVO-Pflicht rücken KI-spezifische Transparenzpflichten näher: Die Pflichten aus Art. 50 der KI-VO gelten ab dem 02.08.2026, mit einer Schonfrist bis 02.12.2026 für Systeme, die bereits vorher in Verkehr waren. Art. 50 betrifft insbesondere die Kennzeichnung von KI-Interaktionen und -generierten Inhalten gegenüber betroffenen Personen. Diese Transparenzpflichten ersetzen die Dokumentationspflicht nach Art. 30 DSGVO nicht – sie ergänzen sie. Wer die Zwecke und Datenkategorien eines KI-Systems für das Verzeichnis ohnehin erfassen muss, hat einen guten Ausgangspunkt, um auch die Informationspflichten aus Art. 50 vorzubereiten. Die weitergehenden Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III der KI-VO sind hiervon zu unterscheiden – sie gelten erst ab dem 02.12.2027 und betreffen eine andere Pflichtenebene.
Die 250-Mitarbeiter-Schwelle – und ihre Grenzen
Art. 30 Abs. 5 DSGVO befreit Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern grundsätzlich von der Verzeichnispflicht. Diese Ausnahme greift jedoch nicht, wenn die Verarbeitung ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen birgt, nicht nur gelegentlich erfolgt oder besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 bzw. Daten nach Art. 10 DSGVO betrifft. Gerade KI-Systeme, die Profiling, automatisierte Entscheidungen oder die Verarbeitung sensibler Merkmale einschließen, fallen regelmäßig unter diese Rückausnahme – die Größenschwelle bietet dann keinen Schutz.
Ob Ihr KI-Einsatz eine dokumentationspflichtige Verarbeitungstätigkeit begründet und welche weiteren Pflichten aus der KI-VO parallel greifen, lässt sich pauschal nicht beantworten. Einen ersten Überblick über die Einstufung Ihrer Systeme erhalten Sie mit dem kostenlosen Risiko-Check unter /einstufung.